Creación de empresas
Constitución de sociedades

Trámites de constitución sociedades

Cuando se opta por la constitución de una sociedad como la forma más adecuada para poner en marcha una nueva empresa, es necesario cumplir una serie de requisitos formales para que esta adquiera personalidad jurídica.

Certificación sobre no coincidencia de nombre

Los promotores de la sociedad deberán comprobar que el nombre elegido para la misma no coincida con el de ninguna otra existente. Para ello, uno de los futuros socios deberá solicitar la correspondiente certificación de no coincidencia en el Registro Mercantil Central.

A la hora de elegir la denominación de la sociedad habrá que tener en cuenta los siguientes criterios:  

- Las S.A. y S.R.L. podrán tener una denominación subjetiva o razón social o una denominación objetiva.

- En la denominación de una S.A. o S.R.L. no podrá incluirse total o parcialmente el nombre o el seudónimo de una persona sin su consentimiento.

- La denominación objetiva podrá hacer referencia a una o varias actividades económicas o ser de fantasía.

- No podrá adoptarse una denominación objetiva que haga referencia a una actividad que no esté incluida en el objeto social.

- En la denominación deberá figurar la forma social de que se trate o su abreviatura.

- No podrá formarse la denominación exclusivamente con el nombre de España, sus Comunidades Autónomas, provincias o municipios. Tampoco se podrá utilizar el nombre de organismos, departamentos o dependencias de las Administraciones Públicas, ni de Estados extranjeros u organizaciones internacionales.

- Los adjetivos "nacional" o "estatal" sólo podrán ser utilizados por Sociedades en las que el Estado o sus organismos autónomos ostenten directamente o indirectamente la mayoría del capital social.

- Los adjetivos "autonómico", "principal" o "municipal" sólo podrán ser utilizados por Sociedades en las que la correspondiente administración ostente directa o indirectamente la mayoría del capital social.

- El adjetivo "oficial" y demás de análogo significado sólo podrán ser utilizados por las Sociedades en que la administración pública ostente la mayoría del capital.

- No podrán incluirse en la denominación términos o expresiones que induzcan a error sobre la clase o naturaleza de la sociedad.

Las solicitudes de certificación se presentarán directamente o se remitirán por correo, utilizando el impreso oficial establecido en el que podrán indicarse hasta tres denominaciones, expidiéndose aquélla para la primera de ellas que no aparezca registrada. Asimismo se podrá solicitar dicha certificación a través de Internet en la siguiente dirección: www.rmc.eso podrá ser solicitada por el notario autorizante de la escritura de constitución.

La certificación negativa tendrá una vigencia de tres meses desde la fecha de su expedición. Transcurrido este plazo deberá solicitarse una nueva certificación. No obstante, la denominación objeto de la misma quedará reservada por un período de seis meses. La certificación deberá presentarse al notario en el momento de otorgar la escritura de constitución y deberá protocolizarse con la escritura matriz.

Redacción de la escritura de constitución

Como paso inicial en la constitución de la sociedad, los promotores de la misma deberán proceder a la redacción de la escritura de constitución, en virtud de la cual se regirán sus relaciones jurídicas internas. El contenido de la escritura, que normalmente redactará un abogado, se ajustará a lo establecido en la norma que regule el tipo de sociedad de que se trate, pudiendo los socios fundadores incluir todos aquellos pactos lícitos y condiciones especiales que estimen convenientes. Dentro de la escritura tienen especial importancia los estatutos, en los que se establecerán las reglas imprescindibles para el funcionamiento corporativo de la sociedad.

Las sociedades de responsabilidad limitada que se constituyan por vía telemática, con un capital no superior a 3.100 euros, donde todos los socios sean personas físicas y el órgano de administración sea un administrador único,  varios administradores solidarios o dos administradores mancomunados, podrán usar un modelo de Estatutos-tipo aprobado por el Ministerio de Justicia.

Una vez redactada la escritura de constitución, los socios fundadores proceden a la firma de la misma ante un notario, que actuará como fedatario público. En ese acto, los socios procederán a la aprobación de los estatutos, que podrán formar parte del texto de la escritura o, como documento aparte, unirse a la misma.

Para el otorgamiento de la escritura el notario exigirá la presentación del certificado del Registro Mercantil Central sobre no coincidencia del nombre propuesto para la sociedad en constitución.

Las aportaciones dinerarias deberán justificarse mediante la aportación del correspondiente certificado bancario donde se acredita su desembolso.

Solicitud del Número de Identificación Fiscal

La solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF) no forma parte del proceso de constitución de una sociedad, si bien resulta imprescindible obtenerlo, dado que se exige para presentar el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, tramite previo para poder inscribir la sociedad en el Registro Mercantil. A través del NIF, la sociedad quedará plenamente identificada a efectos fiscales, con independencia de las modificaciones que experimente, salvo en el caso de cambio de forma jurídica.

La solicitud se efectuará una vez otorgada la escritura de constitución, y con anterioridad a la liquidación del Impuesto de T.P. y A.J.D., modalidad operaciones societarias, en la Administración o, en su defecto, Delegación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de la sociedad, mediante la presentación de los siguientes documentos:  

- Impreso oficial cumplimentado (036), firmado por todos los socios.

- Copia simple o fotocopia de la escritura de constitución de la sociedad.

- Fotocopia de los DNI de todos los socios y de los administradores.

- Fotocopia del DNI del firmante de la solicitud y escritura de apoderamiento si este no figura en la escritura de constitución.

Si la documentación aportada es correcta se le asignará provisionalmente a la sociedad el Número de Identificación, que figurará en la tarjeta de identificación fiscal provisional.

La sociedad deberá solicitar la asignación del número de identificación fiscal definitivo en el plazo de un mes desde la inscripción de la sociedad en Registro Mercantil, presentado la primera copia de la escritura inscrita y fotocopia de la misma.

El modelo de impreso utilizado para la solicitud del Número de Identificación Fiscal coincide con el de la declaración censal.

Si la solicitud de NIF se realiza antes de disponer de la escritura, será necesario aportar un contrato privado de sociedad en el que consten los datos esenciales de la misma y firma de los socios, adjuntándose fotocopia del DNI de todos ellos y el Certificado Negativo de Denominación de la sociedad.

El NIF provisional también lo puede solicitar, a requerimiento del interesado, el notario autorizante, de manera telemática, el mismo día del otorgamiento de la escritura de constitución.

Liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, modalidad Operaciones Societarias

La constitución de la sociedad se encuentra sujeta a liquidar este impuesto dentro de los treinta días hábiles siguientes a la fecha del otorgamiento de la escritura. Recientemente se ha declarado la exención de este impuesto (antes el tipo era del 1% sobre el capital aportado), aunque se debe presentar la autoliquidación.

En la Comunidad de Madrid la liquidación se efectuará en la Dirección General de Tributos de la Consejería de Economía y Hacienda, debiendo presentarse la primera copia de la escritura de constitución, una copia simple, fotocopia del NIF provisional de la sociedad, y el impreso oficial correspondiente cumplimentado.

Inscripción en el Registro de Sociedades Laborales (sólo para este tipo de sociedades)

Las sociedades laborales deben inscribirse en el registro administrativo creado en la Comunidad Autónoma correspondiente. En la Comunidad de Madrid este registro depende de la Dirección General de Trabajo (Consejería de Empleo, Turismo y Cultura), y para practicar la inscripción hay que presentar una copia autorizada y una copia simple de la escritura de constitución. Una vez calificada e inscrita la sociedad, el registro expedirá la correspondiente certificación, que deberá presentarse para la posterior inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil.

Inscripción en el Registro Mercantil

El Registro Mercantil es la institución destinada a dar publicidad de las situaciones jurídicas mercantiles, que, a través de su inscripción en el mismo, pueden ser conocidas por todos los interesados.

En este sentido, la constitución de la sociedad debe inscribirse en este Registro de forma que, a través de esa publicidad, aquélla adquiera su personalidad jurídica.

Deben inscribirse obligatoriamente en el Registro:  

- El naviero empresario individual.

- Las sociedades mercantiles.

- Las sociedades de garantía recíproca.

- Las cooperativas de crédito, las mutuas y cooperativas de seguros y las mutualidades de previsión social.

- Las sociedades de inversión colectiva.

- Las agrupaciones de interés económico.

- Las cajas de ahorro.

- Los fondos de inversión.

- Los fondos de pensiones.

- Las sucursales de cualquiera de los sujetos anteriormente citados.

- Las sucursales de sociedades extranjeras y de otras entidades extranjeras con personalidad jurídica y fin lucrativo.

- Las sociedades extranjeras que trasladen su domicilio a territorio español.

- Las demás personas o entidades que establezcan las leyes.

- Las entidades de cualquier naturaleza jurídica, a excepción del comerciante persona física, que se dediquen al comercio mayorista o minorista o a la realización de adquisiciones o presten servicios de intermediación para negociar las mismas, por cuenta o encargo de los comerciantes al por menor, cuando en el ejercicio inmediato anterior las adquisiciones realizadas o intermediadas o sus ventas hayan superado la cifra de 601.012,10 euros.

La inscripción debe solicitarse dentro del mes siguiente al otorgamiento de los documentos necesarios para la práctica de la misma. En la constitución de sociedades deberán presentarse en el Registro Mercantil de la provincia en el que la sociedad tenga su domicilio, los siguientes documentos:

- Primera copia de la escritura de constitución.

- Certificación sobre no coincidencia de nombre.

- Documento justificativo de haber satisfecho el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.

- Certificado de inscripción en el Registro de Sociedades Laborales, cuando se trate de este tipo de sociedades.

- NIF provisional de la sociedad.

Además de las funciones de registro, corresponde al Registro Mercantil

- La legalización de los libros de las empresas.

- El nombramiento de expertos independientes y auditores de cuentas.

- El depósito y publicidad de las cuentas anuales.

Libros de las sociedades mercantiles

Además de los libros contables exigidos por la normativa vigente, las sociedades deberán llevar un Libro de Actas en el que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por la Junta General y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.

Las sociedades anónimas deben llevar, además, un Libro de Acciones Nominativas cuando las acciones sean de este tipo.

Las sociedades de responsabilidad limitada llevarán un Libro Registro de Socios, en el que se inscribirán sus circunstancias personales, las participaciones sociales que posea cada uno de ellos y las variaciones que se produzcan. En la Sociedad Limitada Nueva Empresa no es obligatoria la llevanza del Libro Registro de Socios.

Las sociedades unipersonales llevarán un Libro Registro de Contratos con el Socio Único. Estos libros deberán presentarse en el Registro Mercantil del lugar donde tuviera su domicilio la sociedad para su legalización.

Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

Tramitación telemática de la Sociedad Limitada

Después de la experiencia adquirida, con la tramitación telemática de la sociedad limitada nueva empresa, desde el mes de marzo de 2007, los Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (la Ventanilla Única Empresarial de Madrid es PAIT) pueden tramitar electrónicamente sociedades de responsabilidad limitada.

A través del DUE (documento único electrónico), se iniciará la constitución y la puesta en marcha de sociedades de responsabilidad limitada. Quienes deseen constituirla solamente deberán obtener, previamente, la certificación negativa del nombre de la sociedad, que al ser objetiva o de fantasía, no se puede obtener automáticamente y solicitar cita en la Ventanilla Única Empresarial.

El DUE permite la realización telemática de los trámites de:  obtención del nif provisional y definitivo, autoliquidación por operaciones societarias del impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentales, declaración censal de inicio de actividad, inscripción de la empresa en la seguridad social,  afiliación y  alta de trabajadores en el régimen correspondiente de la seguridad social y registro de nombre de dominio ".es". Evitando así desplazamientos para realizar estos  trámites y el uso de formularios en papel. El sistema CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas) realizará la tramitación telemática ante los organismos competentes (Seguridad Social, Agencia Tributaria, Registro Mercantil, entre otros).

El emprendedor podrá elegir, en el  DUE, el notario y la fecha para el otorgamiento de la escritura.

El Real Decreto-Ley 13/2010, de 3 de diciembre, de actuaciones en el ámbito fiscal, laboral y liberalizadoras para fomentar la inversión y la creación de empleo recoge una reforma que agiliza la constitución de sociedades de responsabilidad limitada, permitiendo que todos los trámites necesarios se hagan, con carácter general, en un plazo máximo de uno a cinco días, exceptuando sólo aquellos casos en que la elevada cuantía del capital o la complejidad de la estructura societaria exijan un examen más detallado.

La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, modifica el Documento Único Electrónico (DUE) y sólo se incluirá en él todos los datos referentes que, de acuerdo con la legislación aplicable, deben remitirse a los registros jurídicos y las Administraciones Públicas competentes para:

a) La constitución de sociedades de responsabilidad limitada.

b) La inscripción en el Registro Mercantil de los emprendedores de responsabilidad limitada.

c) El cumplimiento de las obligaciones en materia tributaria y de Seguridad Social asociadas al inicio de la actividad de empresarios individuales y sociedades mercantiles.

d) La realización de cualquier otro trámite ante autoridades estatales, autonómicas y locales asociadas al inicio o ejercicio de la actividad, incluidos el otorgamiento de cualesquiera autorizaciones, la presentación de comunicaciones y declaraciones responsables y los trámites asociados al cese de la actividad.

Se excluyen de lo dispuesto en el párrafo anterior las obligaciones fiscales y de la Seguridad Social durante el ejercicio de la actividad, así como los trámites asociados a los procedimientos de contratación pública y de solicitud de subvenciones y ayudas.

Reglamentariamente o, en su caso, mediante la celebración de los oportunos convenios entre las Administraciones Públicas competentes, se establecerán las especificaciones y condiciones para el empleo del DUE para la constitución de cualquier forma societaria.

Los socios fundadores de la sociedad de responsabilidad limitada podrán manifestar al notario, previamente al otorgamiento de la escritura de constitución, su interés en realizar por sí mismos los trámites y la comunicación de los datos incluidos en el DUE o designar un representante para que lo lleve a efecto.

El DUE será aprobado por el Consejo de Ministros a propuesta del Ministro de Industria, Energía y Turismo, previo informe de los demás ministerios competentes por razón de la materia, y estará disponible en todas las lenguas oficiales del Estado español.

Los Puntos de Atención al Emprendedor serán oficinas pertenecientes a organismos públicos y privados, así como puntos virtuales de información y tramitación telemática de solicitudes y se encargarán de facilitar la creación de nuevas empresas, el inicio efectivo de su actividad y su desarrollo, a través de la prestación de servicios de información, tramitación de documentación, asesoramiento, formación y apoyo a la financiación empresarial, según se establezca en los oportunos convenios, y en ellos se deberá iniciar la tramitación del DUE.