Camara de comercio de Madrid
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Creación de empresas
Los libros de contabilidad

Además de establecer la obligación del empresario de llevar una contabilidad ordenada, el Código de Comercio establece que ésta deberá llevarse a través de un libro de inventarios y Cuentas Anuales y un libro diario, además las sociedades mercantiles deberán llevar un libro o libros de actas.

El libro de inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las Cuentas Anuales.

El libro diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, aunque no estén legalizados, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se produzcan, los errores u omisiones padecidas en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.

Los empresarios presentarán los libros contables en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio para su legalización. Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Se contempla la posibilidad de legalizarlos en los Registros Mercantiles a través de la presentación de  los libros en soporte informático de 3,5 pulgadas o, en su caso, en el soporte o soportes utilizados en el mercado siempre y cuando estén protegidos con el objeto de garantizar su no manipulación. Además, se prevé la presentación de los libros por vía telemática a la dirección de correo electrónico establecida al efecto, y en su caso, en la correspondiente página web de la red de Internet. Una vez legalizados, el Registrador devolverá al interesado el disco correspondiente y extenderá una certificación  en la que identificará al empresario a efectos probatorios.

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Los empresarios individuales sometidos al Régimen de Estimación Objetiva no están obligados, desde el punto de vista de la normativa fiscal, a llevar estos libros, siendo suficiente con los registros auxiliares que se señalan en el apartado siguiente.

No obstante, al margen de que la normativa fiscal no exija llevar libros o registros auxiliares en relación con los diferentes impuestos, hay que tener en cuenta que el Código de Comercio establece la obligación de todos los empresarios, con independencia de la forma jurídica y del régimen fiscal aplicable, de llevar una contabilidad ordenada a través de los libros contables citados al principio de este apartado. Estos libros tienen valor probatorio y en casos judiciales (reclamaciones por incendios, inundaciones u otro tipo de siniestros), pueden ser fundamentales a la hora de probar el volumen de operaciones de la empresa.

Cámara de Comercio e Industria de Madrid. 2014